SEDEX审核不符合项闭环管理与跟进技巧 SCAN认证对企业的好处

不符合项分类与优先级管理

1.关键不符合项（Critical Non-Conformity）

（1）定义：直接违反国际劳工标准或法律法规（如童工、强迫劳动、消防验收不合格、危废违规处置）。

（2）处理原则：立即终止违规行为，48小时内启动整改，7个工作日内提交整改计划，30天内完成整改并申请复审。

2.重大不符合项（Major Non-Conformity）

（1）定义：系统性管理失效或可能引发严重风险（如工资发放记录缺失、未签订劳动合同、环保设备未运行）。

（2）处理原则：15天内提交整改计划，90天内完成整改并提交证据（如工资表补全、劳动合同补签、环保检测报告）。

3.一般不符合项（Minor Non-Conformity）

（1）定义：流程性或记录性缺陷（如培训记录不全、标识缺失）。

（2）处理原则：30天内补充材料，无需现场复审，但需在SEDEX系统上传证据（如培训签到表、照片）。

闭环管理四步法

1.问题确认与根因分析：使用“5Why法”追溯问题根源（如薪酬错误→系统公式未更新→未定期审计薪酬模块）。

2.整改计划制定（SMART原则）

（1）具体（Specific）：明确整改项（如“补全2025年1-6月工资表”）。

（2）可量化（Measurable）：设定可验证指标（如“工资表需包含员工签名、银行流水编号”）。

（3）可达成（Achievable）：根据资源制定合理期限（如“3天内完成工资表补全，1周内完成员工培训”）。

（4）相关性（Relevant）：确保整改与SEDEX标准强相关（如“工资表需符合当地低工资标准”）。

（5）时限性（Time-bound）：设定里程碑（如“第1天：整理工资原始数据；第3天：完成工资表制作；第5天：员工签字确认”）。

3.整改实施与资源协调

（1）跨部门协作：成立专项小组（如HR负责劳工权益，EHS负责消防安全），制定《责任矩阵》将条款分解至部门KPI。

（2）技术赋能：部署ERP系统记录工时、工资数据，减少人为篡改风险；使用在线监测设备实时上传环保数据（如VOCs浓度）。

4.验证与闭环

（1）内部验证：通过模拟审核、员工访谈、现场检查等方式确认整改效果。

（2）外部验证：提交整改报告至SEDEX系统，审核机构验证后更新报告状态。

（3）文件归档：保留整改证据至少3年，供后续审核查阅。

跟进技巧与长效机制

1.动态监控与预警

（1）数据看板：通过SEDEX Advance平台监控供应商合规风险。

（2）定期自查：每季度开展内部审核，使用《差距分析工具》对照标准自查）。

2.供应链协同管理

（1）供应商分级：要求一级供应商提供SEDEX报告或签署行为准则，对高风险供应商进行现场审核。

（2）黑名单制度：对多次出现不符合项的供应商暂停合作，避免“连带扣分”。

3.员工参与与文化塑造

（1）反馈机制：设立匿名举报箱及线上平台，对有效举报给予奖励；每月召开员工代表会议讨论改进事项。

（2）培训强化：分岗位培训，使用方言或图片化教材确保理解。

4.持续改进（PDCA循环）

（1）管理评审：每年由管理层主持评审，分析整改效果，优化管理体系。

（2）案例学习：参与SEDEX会员活动，学习行业佳实践。